2026年10月14日 上午 8:13
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公司人數增加、部門變多後，原本靠紙本、Email、通訊軟體或 Excel 處理的行政工作，很容易出現文件找不到、簽核進度不明、資料重複輸入等問題。
企業行政數位化的重點，不只是把紙本改成電子檔，而是重新整理簽核、公文、人事與日常協作流程。以下從 4 類常見管理需求出發，整理適合數位化的方向。
企業每天都會產生申請、文件與人事資料，如果不同部門各自使用不同工具，資訊就容易分散。規劃數位化時，可以先從以下 4 個面向盤點。
| 管理流程 | 常見工作 | 數位化重點 |
| 內部簽核 | 請購、請款、用印 | 流程追蹤、權責設定 |
| 公文管理 | 收文、發文、歸檔 | 文件留存、進度管理 |
| 人事管理 | 出勤、請假、薪資 | 資料整合、降低人工 |
| 工作入口 | 公告、文件、系統入口 | 資訊集中、跨部門協作 |
企業常見的簽呈，就是將事項送交相關人員會簽、主管核准，再進行執行與歸檔的內部流程。
改成電子簽核後，可以保留簽核時間、人員與處理紀錄，也較方便追蹤目前進度。
企業與政府機關或外部單位往來時，可能涉及正式公文。透過電子公文管理，可將收文、發文、交換與歸檔流程數位化，並保留處理歷程，降低文件分散與查找困難。
HR 每月需要處理出勤、請假、加班、薪資與員工資料，如果資訊散落在不同檔案中，月底結算就容易耗費大量時間。
挑選人資系統時，先確認資料、考勤、薪資與申請流程能否串接，減少重複輸入與人工核對。
當公司同時使用差勤、簽核、文件與專案等多套工具，員工每天需要反覆切換系統。
透過EIP系統整合公告、行事曆、簽核、人事與文件等功能，可以讓員工從同一入口處理日常工作，降低資訊散落問題。
企業流程通常彼此相連，員工請假也會影響出勤與薪資，因此系統規劃不能只看單一功能。
將常用表單統一線上化後，可以讓申請、審核與歸檔留在同一流程中，也能依權責自動流轉。
外部公文收到後，通常還需要內部主管或相關部門處理。如果公文與簽核完全分開，仍可能需要人工重新登錄或轉交。
如果請假、打卡與薪資分別使用不同工具，HR 每月底就要人工整併資料。將人事、差勤與薪資串接後，可以減少重複整理，也更容易追查異常紀錄。
系統功能再完整，如果原本流程沒有整理清楚，上線後也可能只是把舊問題搬到新工具裡。
先盤點最耗時間的工作，例如：
簽核常停在某個主管
HR 每月底人工整理考勤
公文歷史紀錄難找
員工需要登入太多系統
確認哪些申請需要主管核准、哪些要跨部門會簽，以及不同金額是否需要不同層級審核。
企業可能已有 ERP、CRM、打卡或財務系統，不一定要全部更換。
請假、請款、採購等規則較清楚，可以優先數位化；等使用者熟悉後，再逐步加入公文、人事與其他模組。
不一定。如已出現文件難找、進度追不到或資料重複整理，可以先從單一流程開始數位化。
不一樣。電子簽核主要用於企業內部流程審批；電子簽章則偏向身分驗證與正式文件簽署。
不一定。可以先整理使用頻率高的表單，再決定哪些適合轉成線上格式。
人資系統主要處理人事、考勤與薪資；EIP 系統則偏向企業整體工作入口，可整合公告、簽核、文件與其他模組。
不需要。保留仍適用的工具，再優先改善高頻率、最耗人工的流程會更實際。
世成科技 Netask 提供電子簽核、公文管理、人事薪資與 EIP 企業入口等工具，企業可以依照現有流程與需求規劃，先從最需要改善的行政環節開始，建立更清楚、可追蹤的工作流程。
本文由將能數位行銷編輯團隊整理撰寫
◽本文為專家作者觀點，不代表《今周刊》立場
